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Leider kommt es in Unternehmen häufig vor, dass Kundenrechnungen nicht bezahlt werden. Man spricht nicht umsonst von „schlechter Zahlungsmoral“. In vielen Fällen ist dann eine Mahnung unumgänglich, da Außenstände den Bestand des Unternehmens gefährden können.

Anzahl der Mahnungen
Es sind nicht in jedem Falle drei Mahnungen erforderlich. Dies entspricht lediglich den kaufmännischen Gepflogenheiten. In jedem Falle gerät der Schuldner bereits mit der ersten Mahnung in Verzug.

Missverständnis
Ein häufig anzutreffendes Missverständnis: Eine private Mahnung – das ist jede, die vom Gläubiger ausgeht – hemme die Verjährung der Forderung. Das ist nicht der Fall, Hemmung der Verjährung erreicht man nur durch einen gerichtlichen Mahnbescheid.

Wichtige Punkte
Wenn Sie eine Mahnung schreiben, nennen Sie in jedem Falle den Tag der Rechnungsstellung und den Betrag.
Ebenso hat es sich bewährt, Mahnungen mit einer Fristsetzung zu versehen, z.B.: „Daher bitten wir um Begleichung unserer Rechnung bis zum 20.03.20xx auf unser Konto.“

Textbeispiele
Insbesondere bei einer erste Mahnung bleiben Sie freundlich. Schreiben Sie z.B.: „Sicherlich haben Sie die Fälligkeit unserer Rechnung vom 20. Februar 20xx lediglich übersehen. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag von … Euro auf unser Konto. Vielen Dank, Ihre Erika Leister.“ Dies ist bereits eine wirksame Mahnung, auch wenn Sie sie nur „Zahlungserinnerung“ nennen.

Die zweite Mahnung kann bereits etwas schärfer klingen:
“Sehr geehrte …
Leider konnten wir auch auf unsere Mahnung vom …, keinen Zahlungseingang feststellen, und erinnern nochmals an die Begleichung …”

Eine dritte Mahnung soll unmissverständlich als “Letzte Mahnung” gekennzeichnet werden und Konsequenzen, wie die Einschaltung eines Inkassobüros oder das gerichtliche Mahnverfahren, androhen, diese müssen dann aber auch verwirklicht werden.